企業内の様々な情報を設定・管理する［管理者限定機能］
企業管理者設定では、管理者権限をもったユーザーが企業内の様々な設定を行えます。
ユーザーを追加する
ユーザー企業様ごとに発行されているアクティベーションキーを、ご利用いただくユーザー様に共有いただき、ログインしていただいてください。
アクティベーションキーはユーザー企業様内で共通でご利用いただくもので、ここに「どの企業様のキーか」「ご利用が可能なID数」「利用期限」の情報を含んでいます。
ご利用いただくユーザー様にログインしていただいたあとに権限の付与や設定などを管理者から行うことができるようになります。
企業内のユーザーの情報を確認・編集する
1. メニュー「企業管理設定＞ユーザー管理」を選択すると企業内のユーザー一覧が表示されます。
一覧の項目名をクリックすることで、その項目で並べ替えることができます。
また、名前もしくはメールアドレスでユーザーを検索することも可能です。
2. ユーザーの行をクリックすると、「ユーザーの設定」画面が表示されます。
この画面では該当ユーザーに対して以下の変更を行う事ができます。
- 定期区間の設定・変更
- アクティベーションキーの変更
- 管理者権限の付与
管理者権限を特定のユーザーに付与する
企業管理者設定機能を利用するには管理者権限が必要となります。
管理者権限の付与は以下の手順となります。
1. メニュー「企業管理設定＞ユーザー管理」を選択すると企業内のユーザー一覧が表示されます。
2. 一覧の中から管理者権限を付与したいユーザーを探し、クリックすると「ユーザーの設定」画面が表示されます
3. 「ユーザーの設定」画面の「権限」で「管理者」を選択し、 「設定を適用する」をクリックすることでユーザーに対して管理者権限を付与することができます。
全社員で共通に利用可能な訪問先を一括で登録する
取引企業のデータ等を管理されている場合、CSVファイルで企業名・住所などを取り込むことで、全社員共通で利用可能な訪問先としてご利用いただけます。
1. メニュー「企業管理者設定＞訪問先一括登録」を選択すると訪問先の一覧画面が表示されます。
2. ［訪問先一括登録］ボタンを押すと訪問先一括登録画面へ遷移します。
3. 訪問先一括登録画面でCSVファイル雛形をダウンロードします。
4. 雛形に併せ「訪問先名称,住所,ヨミガナ」を入れたCSVファイルを作成します。
5. [ファイルを選択]をクリックして作成したCSVファイルを選択します。
6. [一括登録・編集を実行する]ボタンを押すと一括登録操作が実行されます。
訪問先一括登録機能で登録した訪問先と、ユーザー毎に登録した訪問先で同一名称のものがある場合は、ユーザー毎に登録されている訪問先が優先して選択されます。
ヨミガナは一覧画面での並べ替えにのみ利用されます。
利用可能な交通手段や、ユーザーが個別に変更可能な項目を設定する
「企業管理者設定＞探索条件・経費精算設定」で利用可能な交通手段や、各項目をユーザーに毎に設定させるかどうかなどを設定可能です。
| 交通手段の許可 | RODEMの経路算出対象となる交通機関を変更できます。 |
|---|---|
| ルート選択基準 | 最早、最安にした場合はユーザーごとの個別設定を無効化し、管理者の決めたルート選択基準が全ユーザーに設定されます。 |
| 運賃種別 |
鉄道やバスの運賃をICカード料金/現金どちらで計算するかを設定できます。 社内の規定などに併せて設定してください。 ※選択した種別がない区間は別の種別での計算となります。 |
| 特急利用時設定 | 特急利用時に指定席、自由席どちらの運賃で計算するかを設定できます。 |
| 定期区間設定 |
ユーザーによる定期の個別設定を認めず、管理者の設定のみを有効にしたい場合は「管理者による設定」にしてください。 管理者は「企業管理設定」の「ユーザー」もしくは「定期区間」から各ユーザーの定期区間を設定することが可能です。 |
社員の定期区間を一括で登録する
社員の所持している定期券の区間を予め一括で登録することが可能です。
1. メニュー「企業管理設定＞定期区間一括登録」を選択すると「定期券一括登録」画面が開きます。
2. [CSVをダウンロード]ボタンを押し、登録中の定期一覧CSVファイルをダウンロードします。
（未登録の場合は項目名のみで空のCSVファイルがダウンロードされます）
3. 例にそってCSVファイルを編集し、[ファイルを選択]をクリックしてCSVファイルを選択します。
4. [一括登録・編集を実行する]ボタンを押すと一括登録操作が実行されます。
利用するアカウントのメールアドレスがわかっている場合、アクティベーション前のユーザーに対して事前に定期区間を登録しておくことが可能です。
定期区間の設定に利用する「定期区間文字列」は駅すぱあと関連製品及び駅すぱあとエンジンとして利用した製品で作成する必要があります。
詳しい書式・作成方法についてはお問い合わせください。
Concur Expenseの経費精算設定をする
Concur Expenseへ精算データを送るための設定をします。
こちらの設定が完了すると、各社員がConcur Expenseへ精算データの送信が可能になります。
Concur Expenseへ送信する明細の経費タイプも設定可能です。
ご連絡いただいた情報を元にヴァル研究所側でRODEMへの設定を行い、連携機能が利用可能となりましたらご連絡差し上げます。
1. メニュー「企業管理設定＞探索条件・経費精算設定」を選択すると、最下部に「Concur expense 経費精算設定」の項目が表示されます。
2. 「プロフィール・連携設定に移動」ボタンを押すと、「プロフィール・連携設定に移動」画面が開き、「Concur Expense連携」の項目が表示されます。
「Concur Expenseと認証する」ボタンをクリックすると、Concur Expenseのサインイン画面が開きます。
3. Concur Expenseのサインイン画面で、Concurの認証を行います。
ユーザー名・パスワードなどを入力し、認証してください。
4. 認証に成功するとRODEM ユーザーページに戻り「Concur Expense認証しました」と表示されます。
5. 再度、メニュー「企業管理設定＞探索条件・経費精算設定」を選択すると、最下部の「Concur expense 経費精算設定」に経費文字列を選択する項目が現れます。
Concur Expenseに送信する際に利用する経費文字列を選択し、「Concur Expense設定を適用する」ボタンをクリックすると、一般ユーザーがConcur Expenseへ精算データを送信可能になります。
freeeの経費精算設定をする
freeeへ精算データを送るための設定をします。
こちらの設定が完了すると、各社員がfreeeへ精算データの送信が可能になります。
freeeへ送信する明細の事業所・経費科目も設定可能です。
連携機能の有効化
RODEMとfreeeの連携を開始するには、freee連携機能を有効にする必要があります。
1. メニュー「企業管理設定＞探索条件・経費精算設定」を選択すると、ページ下部に「freee 連携設定」の項目が表示されます。
2. 「freee連携を有効にする」ボタンをクリックすると、freee連携機能が有効化されます。
経費精算設定
1. メニュー「企業管理設定＞探索条件・経費精算設定」を選択すると、最下部に「freee 経費精算設定」の項目が表示されます。
2. 「プロフィール・連携設定に移動」ボタンを押すと、「プロフィール・連携設定に移動」画面が開き、「freee連携」の項目が表示されます。
「freeeと認証する」ボタンをクリックすると、freeeのログイン画面が開きます。
3. freeeのログイン画面で、freeeの認証を行います。
メールアドレス・パスワードなどを入力し、認証してください。
※認証完了後、「アプリ連携の開始」ページに遷移し「アプリとの連携を許可しますか？」と聞かれるので、「許可する」を選択してください。
4. 認証に成功するとRODEM ユーザーページに戻り「freee認証しました」と表示されます。
5. 再度、メニュー「企業管理設定＞探索条件・経費精算設定」を選択すると、最下部の「freee 経費精算設定」に経費文字列を選択する項目が現れます。
freeeに送信する際に利用する「事業所」「経費科目」を選択し、「freee設定を適用する」ボタンをクリックすると、一般ユーザーがfreeeへ精算データを送信可能になります。
※「経費科目」を未選択にすると、各ユーザーが「経費科目」を選択可能になります。