株式会社ニューズピックス 様

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事業内容 ソーシャル経済メディア「NewsPicks」の提供
設立 2015年4月1日

売上獲得には直結しないが、絶対になくならない経費精算業務。
だからこそ、営業を強くするためには「RODEM」の導入が不可欠でした。

「経済情報で、世界を変える」をミッションに事業を展開する株式会社ユーザベース様。このミッション実現を支えているのが、ユーザベース様のグループ会社である株式会社ニューズピックス様です。ソーシャル経済メディア「NewsPicks」を提供し、国内外の主要ニュースに加え、専門家によるニュース解説や、NewsPicks編集部によるオリジナル特集など、他の経済メディアには無い独自性を持ったコンテンツで、多くのユーザーの支持を集めています。

営業メンバーが売上獲得のための業務により集中できる環境を構築するために「RODEM」の導入を決めた、株式会社ニューズピックス ブランドデザイン シニアマネジャー 纓田様に、「RODEM」導入の決め手や効果、あらためて思う「RODEM」の価値についてお話をお聞きしました。

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■RODEMとの出会い

『マネーフォワードさんから「経費精算業務をもっと楽にできる方法がありますよ」と紹介を受けた』

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株式会社ニューズピックス
ブランドデザイン
シニアマネジャー
纓田　和隆　様

セールスチームを管理する立場として、目標数字達成のために、現場の営業メンバーには常日頃から「お客様と接点を持つ時間を増やそう」、「営業に使う時間を増やそう」と言い続けていました。この言葉を受けて、営業メンバーは本当に一生懸命に頑張ってくれていたのですが、月末が近くなるとどうしても避けて通れないのが経費精算業務です。営業メンバーは、日中の時間帯はお客様との接点に多くの時間を使っていましたので、経費精算業務はどうしても業務時間外に対応せざるを得ない状況でした。しかも、商談件数が多く、出張移動を頻繁に行う営業メンバーも多かったため、1人あたり約90分程度を経費精算業務に費やしている状態でした。月末の忙しい時期に、業務時間外に90分もの時間を確保することは物理的にも体力的にも容易ではなかったため、営業メンバーに余計な負荷を与えてしまうこととなり、結果として営業の本来の業務である売上獲得に完全に集中しきれない環境ができてしまっていました。

このことへの問題解決意識を強く持っていた私が、はじめに改善施策として取り入れたのが、ICカードを使った経費精算業務の効率化でした。それまでの経費精算業務フローでは、行き先ごとにGoogleカレンダーで過去の行き先を調べて、移動区間を入力し、次に日付を入力して、最後に行き先を入力するという3項目の入力が必要でしたが、ICカードには移動区間と日付のデータは入っているので、少なくとも3項目のうち2つは入力の手間が省けると考えました。このことが実現できれば、当社が経費精算システムとして利用している「MFクラウド経費（株式会社マネーフォワード提供）」にデータをインポートし、後は行き先入力だけ行えば経費精算業務は完了することになります。この運用をしばらく続けた後、マネーフォワードさん主催のイベントにMFクラウド経費利用ユーザーとして登壇してほしいとのお誘いを受け、当社が行った経費精算業務フローの改善施策についてイベントでお話をしたところ、登壇終了後にマネーフォワードさんから「3つ目 “行き先”入力の手間も省ける方法がありますよ」と紹介を受けたのが「RODEM」でした。

■導入の決め手

『作業として残っていた「行き先入力」さえする必要はなくなる。導入の迷いは一切なかった』

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マネーフォワードさんがおっしゃる情報なので、これは間違いないだろうとすぐにヴァル研究所を紹介してもらい話を聞いてみることにしました。話を聞く前から、「RODEM」だとGoogleカレンダーの情報を一通り読み取ることができると聞いていたので、素晴らしいサービスだと期待していましたが、実際にデモ画面を見せてもらうと、私がやりたいと考えていることは「RODEM」を使えば全てできるという感触を得ることができました。

ICカードを使った経費精算業務フローに切り替えたことで、たしかに移動区間と日付の入力の手間はなくなりましたが、1人あたり会食時の領収書入力、タクシー移動の領収書含め平均で月60件程度、多い営業メンバーだと100件近くの経費入力数がありましたので、2つの手間が減ったとはいえ、作業として残っていた「行き先入力」にかかる時間も相応にかかっていました。それでも、以前のフローに比べると確実に効率化できていたのですが、私としてはセールスメンバーが売上獲得のための業務により集中できる環境を完全な形で構築したいと考えていましたので、「RODEM」を活用することで、作業として残っていた「行き先入力」さえする必要がなくなることは、感動すら覚える出来事でした。まさに探していた理想のサービスが見つかったと思い、一切の迷いなく導入を決定しました。

■導入の効果

『1人あたり約90分かかっていた経費精算業務が、約15分でできるようになった』

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過去のカレンダーを参照して入力するという作業から脱却できたことで、入力の手間が一切かからなくなりました。結果、これまで1人あたり約90分かかっていた経費精算業務が、最大15分まで短縮してできるようになりました。おかげさまで、各営業メンバーにとっては売上獲得により集中できる環境が整い、営業部全体の活性化に繋がったと感じています。また、経費精算業務に約90分かけなければいけないという心理的なストレスをなくせたことも大きな効果だったと考えています。月末近くになると、営業メンバーは目標達成へのプレッシャーに加えて、経費精算業務を期限までにやらなければいけないというプレッシャーも大いに感じていましたが、入力の手間がなくなったことで、経費精算業務を「わざわざ時間を確保して行う業務」として捉えることがなくなりました。それまでは大半の営業メンバーが、カレンダーに「経費精算業務」という名目でタスク登録を行っていたのですが、「RODEM」導入後はカレンダーからこのような表記がなくなったのを見て、本当に導入してよかったと実感しましたね。

また、乗り換え経路を確認する際に、何番線に乗って、何番出口で出るといった最適経路までもが「RODEM」上でわかるようになったことは、入力の手間がなくなったこと以外に感じた副次的効果でした。従業員規模の大きな会社になればなるほど、事業所が複数ありますし、たとえば銀座のように複数の出口がある駅では、どこの出口から出ればよいかを調べるのがとても大変です。こうした問題にもしっかりと解決策を見出してくれた「RODEM」の存在は、いまや当社の営業組織になくてはならない存在となっています。

■あらためて思う「RODEM」の価値

『経費精算業務は企業にとって絶対になくならない業務。だからこそ「RODEM」はどの企業にも不可欠なサービスだと思う』

「RODEM」と「MFクラウド経費」を使った経費精算業務の効率化実現は、確実に当社の営業活動を強くしてくれたと実感しています。経費精算業務は売上獲得に直結する業務ではありませんが、絶対になくならない業務です。だからこそ、当社のように営業メンバーが売上獲得のための業務に、より集中できる環境を構築したいと考える企業は、「RODEM」は不可欠なサービスになるのではないかと思います。もし、このような課題感を持つ企業で、まだ「RODEM」のことを知らない企業がいたとしたらとてももったいないと思いますので、是非話を聞いてみてほしいですね。本当に「ここまで楽になるのか」と感動すると思いますよ。

（取材日：2019年6月17日）